AIDSFILES

Уважаемые коллеги, сотрудники ВИЧ-сервисных НПО, занимающиеся разработкой и изданием информационно-образовательных материалов (ИОМ)!

Редколлегия МБФ «Международный Альянс по ВИЧ/СПИД в Украине» продолжает свою работу по рассмотрению ИОМ и мы рады оказать Вам посильную помощь в создании информационных материалов. В своей работе Редколлегия руководствуется стандартами качества ИОМ.

Для НПО, издающих информационные материалы за средства Альянса Украина, рассмотрение и утверждение ИОМ Редколлегией является обязательным условием сдачи таких материалов в печать, это касается не только новых информационных материалов, но и всех репринтов/переизданий, что отражено в грантовом соглашении:

3.1.13 У випадку виготовлення Набувачем будь-яких друкованих, виготовлених іншим способом творів (документів), а також видань у розумінні ЗУ "Про видавничу справу", надалі - Матеріали, у рамках Проекту, Матеріали мають бути затверджені редакційною колегією Організації. Редакційна колегія Організації має право вимагати внесення змін як щодо форми, так і щодо змісту Матеріалів.

Организации, издающие материалы за средства других доноров, также могут получать бесплатные консультации Редколлегии Альянса Украина. 
Для более эффективного сотрудничества просим Вас ознакомиться с правилами работы с Редколлегией.

ШАГ 1
Вы разработали материал, подготовили макет и хотите воспользоваться помощью Редколлегии. Создайте *.pdf файл Вашего ИОМ.
Редколлегия рассматривает на предмет соответствия стандартам качества не только тексты ИОМ, но и дизайн – внешний вид и оформление ИОМ, поэтому:
1. ИОМ на рассмотрение в Редколлегию присылайте в виде, подготовленном к непосредственной печати - в формате .pdf для веб, чтобы члены редакционной коллегии могли рассматривать текст в единстве с оформлением (если Вы не знаете, как правильно создать pdf-файл небольшого размера, пожалуйста, ознакомьтесь с инструкцией по созданию pdf-файла).
2. ИОМ нужно пересылать в Редколлегию уже после вычитки текста редактором и корректором.
3. Если Вы хотите получить рецензию на текст или концепцию информационного материала до верстки и дизайна, сообщите об этом в письме и приложите материалы для рецензирования.

ВНИМАНИЕ! Утверждению редколлегии подлежат как новые инфоматериалы, так и ранее утвержденные репринты! Если Вы перепечатываете инфоматериалы другой организации, согласуйте с ней ваши действия и информацию, об издателях, которая размещается на репринтах.

ШАГ 2
Вышлите макет ИОМ в Редколлегию по адресу alliance.eboard@gmail.com
Внимание! Во избежание технических проблем и мониторинга сроков рассмотрения просим ОБЯЗАТЕЛЬНО делать копии писем на адреса:
Кианы Табаковой, секретаря Редколлегии,
Наталии Нагорной, менеджера программ по информации на уровне сообществ.
Просим Вас не вести индивидуальную переписку с экспертами Редколлегии, ответственными за проверку Ваших инфоматериалов, так как это не позволяет в дальнейшем проверять сроки выполнения работ и не может считаться официальной перепиской.

Часто на электронный адрес Редколлегии приходят письма, которые трудно идентифицировать. В них не указывается ни имя отправителя, ни название организации. Это затрудняет работу Редколлегии, поэтому такие письма будут удаляться из почтового ящика Редколлегии. Мы предлагаем такие правила переписки:

• В теме письма обязательно указывайте название ИОМ, и из какой организации он прислан. Например: «Подорожник» (3 номер), «Юнитус», Николаев.
• В самом письме обязательно указывайте ФИО контактного лица, ответственного за работу над данным материалом (руководитель данного проекта или редактор издания), и телефоны по которым с ним/ней может оперативно связаться ответственный эксперт Редколлегии.
• Если макет ИОМ высылается из типографии, пожалуйста, передайте ваши контактные данные (имя, прямой электронный адрес, телефон) дизайнеру, чтобы он внес их в письмо.

ШАГ 3
Рассмотрение и сроки.
Макет ИОМ в течение 4-х рабочих (а не календарных!) дней с момента получения рассматривают эксперты Редколлегии.
Если ИОМ получен после 18:00 текущего рабочего дня, срок рассмотрения считается с 9:00 следующего рабочего дня. При рассмотрении периодических изданий срок предоставления рекомендаций может быть сокращен до 2-х дней по просьбе организации-издателя.
Рекомендации относительно необходимых изменений предоставляются по электронной почте.
Для НПО-реципиентов донорских средств проектов и программ Альянса рекомендации Редколлегии являются обязательными для выполнения!
После внесения в макет всех необходимых исправлений НПО снова высылает ИОМ на адрес Редколлегии.
После этого у Редколлегии есть два рабочих дня на то, чтобы утвердить данный ИОМ к печати, либо попросить НПО дообработать ИОМ, если предыдущие рекомендации Редколлегии не были учтены полностью.
Мы очень просим Вас высылать ИОМ на рассмотрение заранее, а не за день до того, как их нужно отправлять в типографию. В этом случае Редколлегия все равно имеет 4 дня на рассмотрение макета, и задержка печати ИОМ произойдет по Вашей вине.

Просим Вас соблюдать все, указанные в рабочем плане сроки по изданию ИОМ! Крайний срок подачи ИОМ на Редколлегию – 25-е число последнего месяца квартала, в котором запланировано издание ИОМ. Мы не сможем пойти Вам на встречу и рассмотреть ИОМ позже.

ШАГ 4
Утверждение ИОМ
Материал будет считаться утвержденным к печати только после внесения всех необходимых изменений и получения окончательного письма-утверждения от Редколлегии. Данное письмо нужно обязательно прилагать к финансовому отчету, направляемому в Альянс, если ИОМ издается в рамках грантов Альянса Украина.  Мы также хотим напомнить, Вам, что в конце каждого квартала Вы должны прилагать к программному отчету макеты выпущенных Вами ИОМ (на компакт-дисках) и НЕ БОЛЕЕ трех-пяти экземпляров каждого ИОМ, напечатанного Вами в подотчетный период.

Контактные лица по работе редколлегии
Анатолий Волик, председатель Редколлегии
Наталия Нагорная,  менеджер программ по информации на уровне сообществ
Киана Табакова, секретарь редколлегии
 
Редколлегия постоянно ведет отбор лучших материалов НПО для внесения их в базу данных на сайте http://www.aidsfiles.net.ua. Сайт начал свою работу с ноября 2006 года и на данный момент содержит более 115 ИОМ, направленных на профилактику ВИЧ среди различных уязвимых групп. Редколлегия рекомендует отобранные материалы для ознакомления, изучения или тиражирования. Главным условием включения ИОМ в базу данных является их соответствие упомянутым выше стандартам качества. Если вы считаете, что ваш ИОМ соответствует этим стандартам, присылайте pdf-версию макета на адрес Редколлегии с копией на Наталию Нагорную, обязательно указав в теме письма: ИОМ для базы данных. Кроме того, в самом письме укажите контактные данные вашей организации, контактное лицо и название проекта, в рамках которого был издан буклет. Ваш материал будет рассмотрен на ближайшем заседании Редколлегии, после чего мы свяжемся с Вами и оповестим Вас о результатах рассмотрения. Лучшие – наиболее полные, наиболее информативные и действенные ИОМ – будут рекомендоваться для размещения в базе данных, а также для тиражирования и использования другими организациями в Украине и странах ближнего зарубежья.

В заключении мы хотим обратиться к Вам с просьбой, не расценивать работу Редколлегии как цензуру!
Главная миссия Редколлегии – это приводить ИОМ в соответствие со стандартами качества, а также с политикой Альянса и его доноров в отношении информационной работы.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с Вами!

Редколлегия Альянса Украина

Анатолий Волик,
Ирина Ромашкан
Лили Хайд,
Наталия Киценко,
Оксана Ильченко,
Анна Кучерук,
Наталия Тюленева
Стас Науменко
Марина Сухарькова
Алексей Мартынов
Киана Табакова